정규 시간 외 근무 응답 직원
주로 동료의 요청에 대응하느라
Royal College of Art · 사내 업무 데이터 기반 생성형 AI 어시스턴트
Workmate.AI
보이지 않는 조율 업무를 검증 가능한 AI 동료 콘셉트로
커뮤니케이션 지원과 지식 검색, 능동적인 업무 추적을 어시스턴트 하나로 묶었다.
사람은 생애의 약 30%를 일하며 보낸다. OECD 조사에 따르면 근로자의 약 80%가 정신적 스트레스를 겪는다.
- 팀 · 기간
- Royal College of Art 프로젝트 팀 · 3개월
- 회사
- Royal College of Art
범위 · 배경상세 보기
사람은 생애의 약 30%를 일하며 보낸다. OECD 조사에 따르면 근로자의 약 80%가 정신적 스트레스를 겪는다.
업무를 맞추기 위한 커뮤니케이션이 지나치게 많고, 그 탓에 핵심 업무가 야근으로 밀린다는 것을 확인했다. Workmate.AI는 이 커뮤니케이션 부담을 줄이고 지식 검색 봇을 제공한다. 구성원이 사내 정보와 경험에 더 고르게 닿게 하기 위해서다.
회사Royal College of Art
역할 / 역량유저 리서치UX 전략UX 디자인
산출물서비스 제안사용자 리서치 인사이트UX Hi-fi 프로토타입데모
기간2024.03 - 2024.07 · 3개월
배경
배경 · 맥락
빨라진 업무 주기, 제2의 업무가 된 조율
4년 사이 원격 협업이 늘고 SaaS 도구가 많아졌으며 배포 주기는 짧아졌다. 핵심 업무를 둘러싼 조율 업무는 그만큼 불어났다.
- 01
4년 전
프로젝트 정보와 결정 대부분이 몇몇 회의와 팀 도구 안에만 머물렀다.
- 02
코로나 전환
원격 근무로 온라인 회의와 문서 공유가 늘고, 매일 쓰는 협업 도구도 많아졌다.
- 03
2년 전
동시에 굴러가는 프로젝트가 늘고 속도도 빨라졌다. 업무 상태와 담당자를 가늠하기는 그만큼 어려워졌다.
- 04
현재
맥락을 찾고 이해관계자를 조율하는 데 쓰는 시간이 늘었다. 핵심 업무는 정규 근무 시간 밖으로 밀려났다.
배경 · 맥락 · 설문과 인터뷰
핵심 업무 시간을 잠식한 조율 업무
디자이너 커뮤니케이션·조율 시간
동일 업무 사용 커뮤니케이션 도구
업데이트와 담당이 채널마다 흩어졌다
인터뷰 참여자
디자이너 5명 · 매니저 3명 · 개발자 2명
유저 리서치 · 근거
설문 신호의 이유를 밝힌 인터뷰
여러 직군이 섞인 조사 대상에서, 야근은 반복되는 보이지 않는 조율 업무 세 가지와 맞닿아 있었다.
디자인 업무를 밀어낸 조율
한 프로덕트 디자이너는 커뮤니케이션과 조율에 하루 근무 시간의 최대 80%까지 쓴다고 추정했다.
개인 인맥에 의존한 지식
조직에 쌓인 지식은 찾기 어려웠다. 그래서 도움이 될 문서와 동료를 매번 다시 찾아야 했다.
보이지 않는 프로젝트 흐름
관리자도 실무자도 팀 전반의 요청과 의존성, 지연된 업무를 한눈에 볼 곳이 없었다.
개인 시간까지 미친 비용
컨텍스트 전환이 잦고 퇴근 후에도 조율이 이어졌다. 스트레스는 커지고 일 밖의 삶에 쓸 시간은 줄었다.
부가 설명추가 섹션 1개
배경 · 맥락
왜 일터인가
생애 중 근로 시간 비중
업무·정신 스트레스 경험 근로자
한국 보고 수치
미국 보고 수치
영국 보고 수치
역할 · 결정
오너십
제품 방향을 만든 결정
- 미션
- 혼합 방법 리서치를 하나의 콘셉트와 실제 동작하는 프로토타입, 제공 전략으로 옮긴다.
- 내 결정
- 커뮤니케이션 지원과 지식 검색, 능동적인 업무 추적을 어시스턴트 하나로 묶었다.
- 트레이드오프
- 민감한 조율 결정은 자동화하지 않았다. 사람의 감독과 신뢰를 눈에 보이게 남기는 쪽을 택했다.
- 주도한 일
- 유저 리서치 · UX 전략 · UX 디자인. 서비스 제안, 사용자 리서치 인사이트, UX Hi-fi 프로토타입, 데모.
유저 리서치 · 문제 정의
커뮤니케이션·조율 비효율이 부른 업무 증가, 부담 상승, 만족도 하락
과도하고 중복된 조율
수평적 조직에서는 조율 커뮤니케이션에 시간의 80%를 쓰기도 한다.
이해관계자와의 비효율적 소통
여러 도구에 같은 업데이트를 반복하지만, 정작 필요한 사람에게는 닿지 않는다.
업무 예측·관리의 어려움
여러 프로젝트를 동시에 맡으면 의존성·우선순위·지연 업무가 잘 보이지 않는다.
낮은 성과 평가에 대한 우려
사내 인맥이 좁으면 쓸모 있는 문서와 전문가, 조직의 경험에 닿는 기회부터 달라진다.
리서치 · 전략
가설 · HMW 접근
“커뮤니케이션과 조율을 개선해서 디자이너가 제대로 협업하고, 핵심 업무 시간을 확보하고, 직무 만족과 일과 삶의 균형까지 높이려면 어떻게 해야 할까?”
가설 · 기회에서 기능으로
리서치에서 찾은 기회를 하나씩 구체적인 제품 기능으로 옮겼다. 그렇게 유저 근거에서 디자인 결정까지 이어지는 선을 남겼다.
01 한 번만 공유
“같은 조율을 반복하지 않고도 관련 이해관계자 모두에게 업데이트를 공유하게 하려면 어떻게 해야 할까?”
커뮤니케이션 서포터
급한 업무를 먼저 꺼내 대화를 시작한다. 관련된 사람을 찾고 다음 조율 행동이나 회의 시간을 제안한다.
02 자원 격차 해소
“문서와 전문 지식, 조직 맥락에 접근할 수 있는 정도가 사람마다 달라서 생기는 성과 격차를 어떻게 줄일 수 있을까?”
지식 사서
믿을 만한 사내 지식을 찾아주고 관련 전문가를 연결한다. 개인 인맥 밖의 경험까지 닿게 돕는다.
03 조율 단순화
“여러 프로젝트를 동시에 돌리면서도 업무 조율을 짧고, 잘 보이고, 효과적으로 만들려면 어떻게 해야 할까?”
액티브 트래커
프로젝트와 요청을 정리하고, 리스크와 지연 업무를 드러내며, 중요도와 의존성으로 우선순위를 정한다.
부가 설명추가 섹션 1개
유저 리서치 · 퍼소나
타깃 퍼소나: Joey
“자잘한 수정이 계속 들어오고 조율하다가 소모적으로 부딪히다 보니 디자인 업무에 집중을 못 해요. 이러다 디자이너로서 성장이 멈추는 건 아닌지 걱정돼요.”
Joey(32)는 글로벌 IT 기업의 senior product designer다. 가치가 큰 디자인 결정에 집중하며 커리어를 키우고 싶다. 하지만 회의와 흩어진 자료, 되풀이되는 조율이 핵심 업무를 밀어내고 근무 시간을 늘린다.
그가 바라는 것은 예측할 수 있는 업무와 언제든 찾아볼 수 있는 조직 지식이다. 넓은 인맥에 기대지 않고도 이해관계자와 방향을 분명히 맞출 수 있으면 된다.
제품 근거
결과물 · 와이어프레임
Workmate.AI
업무 이력과 이해관계자 맥락을 이해하고, 동료처럼 할 일을 제안하며, 관리자처럼 조직 지식을 나누는 AI 동료.
서비스 기능 3가지
커뮤니케이션 서포터
급하고 관련 있는 메일을 먼저 꺼내 대화를 시작한다. 조율할 일을 제안하고, 대화를 이어가며 비어 있는 회의 시간을 추천한다.
지식 사서
자연스러운 대화로 사내 지식을 정리한다. 관련 있는 사내 전문가를 찾아주고, 프로젝트 회의를 잡을 수 있는 시간대를 추천한다.
액티브 트래커
업무 데이터에서 프로젝트와 태스크를 자동으로 정리한다. 요청과 조율, 지연된 업무를 실시간으로 드러내고 리스크와 중요도에 따라 우선순위를 매긴다.
커뮤니케이션·지식·트래킹 프로토타입
결과물 · 시스템 맵
Workmate.AI 데이터 흐름
허용된 업무 데이터는 연결된 업무 도구에서 출발해 검색·거버넌스 레이어를 지난다. AI 모델이 답변이나 추천을 만드는 것은 그다음이다.
- 01
업무 데이터 소스
- ERP
- 이메일
- Slack
- KakaoTalk
- Jira
- Workplace
- Asana
- 02
Workmate 경험
- 대시보드
- AI 지식 봇
- 03
검색·거버넌스
- 벡터 검색
- 프롬프트 설계
- 콘텐츠 권한 설정
- 04
모델 처리
- Gemini
- OpenAI
- Meta
- Kakao Brain
- Naver
결과물
- 지식 검색
- 직원 검색
- 리스크 기반 업무 추천
- 조율 지원
- 일정 조율
데모 테스트 · Workmate.AI 지식 봇
실사용자 테스트용 KakaoTalk 데모
프로덕트 디자이너들이 모이는 RCA 서비스 디자인 전시에 맞춰 데모를 만들었다. 채널은 KakaoTalk을 썼고, 커뮤니케이션 서포터와 지식 사서 UX 컴포넌트를 적용했다.
데모에는 서비스 디자인 PDF와 팀 CV, 일정을 담았다. Elasticsearch BM25로 콘텐츠 우선순위를 매기고, GPT-4 API를 호출해 검색된 내용에 근거한 답변을 만들었다.
결과물 · 데모 테스트 인사이트
대상을 넓히고 신뢰 요건을 밝힌 피드백
공개 전시를 하면서 콘셉트는 처음 상정한 IT 기업 사용자 범위를 넘어섰다. 안전한 데이터 연결이 핵심 제품 요건으로 올라섰다.
더 넓은 쓰임
참가자들은 개인 디자이너와 유통·금융·교육 등 다른 산업 종사자에게도 가치가 있다고 봤다.
개인 사용
대기업 팀뿐 아니라 개인 디자이너도 지원할 수 있다.
자동화보다 신뢰
사용자들은 AI 추천에 기대기 전에 업무 데이터를 쉽게 연결하고 보호할 방법을 원했다.
전략 방향 2가지
- 데이터 연결: 간편 연결, 안전한 관리, 개인화
- 맞춤 제공: 구독형, 엔터프라이즈 클라우드·온프레미스
결과물 · 서비스 전략
쉬운 연결, 안전한 관리, 의미 있는 개인화
Workmate.AI는 개인이 부담 없이 쓸 수 있어야 하고, 동시에 기업 팀이 안전하게 운영할 수 있어야 한다.
쉬운 연결
- Single Sign-On과 통합 정보로 외부 서비스 연동 단순화
- 핵심 생산성 도구 즉시 접근
안전하고 쉬운 관리
- 프라이빗 클라우드 저장·멀티 리전 백업
- 표준 프롬프트로 비전문가도 지식 봇 활용
개인화
- 사용자별 업무 데이터에 맞춰 동작
- 맥락 기반 제안과 의미 있는 인사이트 리포트
부가 설명추가 섹션 1개
구독·엔터프라이즈 제공 전략
개인, 프로젝트 팀, 100인 미만 기업
- Basic·Pro·Premium 구독 등급
- 월간·연간 옵션, 할인, 무료 입문 등급
- 온보딩 튜토리얼, 24/7 고객센터 지원, 웨비나, Q&A 세션
100인 이상 기업
- 엔터프라이즈 클라우드·온프레미스 제공
- 레거시 전 구간 연동, 상시 모니터링, 유지보수
- 전담 매니저, 임직원 교육, 기술 지원, 정기 최적화 리포트
임팩트
결과물 · 다음 단계
검증된 콘셉트에서 MVP·사업 검증으로
Step 1 · 데모·프로토타입 테스트
- Workmate.AI 유무에 따른 업무 검색 시간 비교
- WBS 작성 시간 비교
- 추가 사용자 세그먼트 인터뷰
- 테스트 근거를 제품 개선으로 연결
Step 2 · MVP 출시
- 요구사항·제품 정책 확정
- UX 디자인·UXQA 완료
- 최소 단위의 안전한 데이터 연결 플로우 구축
- 자동화 확대 전 신뢰성 검증
Step 3 · 사업 개발
- 산업별 핵심 니즈 파악
- 운영 비용 대비 가격 검증
- 영업·온보딩 툴킷 구축
- 공동 개발 파트너·액셀러레이터 발굴
배운 점
제안을 뒷받침한 리서치·공개 테스트·실물 데모
설문으로 세운 가설은 인터뷰로 그 뒤의 맥락을 확인한 뒤에야 의미를 가졌다.
공개 전시에서는 처음 잡았던 범위 밖의 사람과 산업에서도 피드백이 들어왔다. 팀의 시야가 그만큼 넓어졌다.
손에 잡히는 데모를 내놓자 실제 사용성 피드백이 나왔다. 그 피드백은 서비스와 사업 전략에 곧바로 반영됐다.